11月5日，在处长朱畴文、副处长兼党支部书记刘莉组织之下，外事处专程安排召开群众路线教育实践查摆问题座谈会，围绕部处领导和工作人员在工作作风上存在的问题、本部门工作和发展上遇到的问题、需要与其他部门协调配合解决的问题以及部处内部管理和队伍建设的问题，向全体成员公开征求意见。外事处处领导全部出席会议，全体人员除了特殊情况请假之外也基本到场。

外事处处长朱畴文主持了全会，并且发表了抛砖引玉的讲话，希望全体人员表达真实想法和诚恳意见。在历时2个半小时的会议上，每一个人都逐一发言，大家各抒己见、畅所欲言。处领导们认真地做着笔记，并且对大家的真知灼见和意见建议均虚心接纳，甚至赞誉有加。

在座谈会上，提到的涉及领导干部工作作风问题的包括：处领导领导干部与其他职能部处、院系师生的直接沟通不够；有待通过各种途径转变外界对外事工作性质的简单印象。

本部门工作和发展上遇到的问题包括：院系总是希望“一站式”、“一次性”地解决诸如出国报批之类地申请，但是按照学校规定和外事流程，必要的公文流转和审批流程不可省略，永远与院系的期望存在差距；有外事工作中诸多审批环节正在推进电子化办公，单靠处内无法发展到位，造成了相对多的数据输入工作量，影响了直接服务；外事接待量逐年递增，尚没有完整的工作规章或者内部标准来衡量并婉拒一些纯粹是礼节性的拜访。

需要与其他部门协调配合解决的问题包括：希望人事处考虑在每年的新员工培训上增加外事部分的培训。管理是一门科学，希望对所有行政人员都应该进行这方面的培训；一般考虑将校领导出席的外事宴请放在燕园宾馆等校内场所，本身就是为了减少铺张、厉行节约，但是餐饮价格反而很昂贵。希望后勤公司能推出平价包房和平价菜单；涉外项目的签字，包括外教薪金、外宾接待、中外合作办学的广告合同用校章等，没有必要每次都需由外事处签字，财务处、学校办公室等应予以协调。

本部门内部管理和队伍建设的问题主要是留住人才和招募人才的问题。年轻员工的安居乐业是他们能否继续保持高昂的工作热情和工作责任感的一大关键。由于复旦行政部门收入水平相对较低的缘故，今年外事处多位优秀的年轻员工相继跳槽。加上不少员工已经或者即将退休，外事处人手捉襟见肘，急需增派人手，并且增强员工中的互助意识。

除了本次座谈会，外事处还通过群发电子邮件的方式，向处内公开征求书面意见。外事处党支部书记刘莉、副书记吕玉萍进行利用两个半天时间，对处内人员个别访谈，了解真实的想法和诚恳的意见。在整个查摆问题阶段，按照类别和内容，共梳理本部门意见17条。